Politique de confidentialité
Protection des renseignements personnels
(Conforme à la loi 25 – Québec)
Préambule
Le Pôle, inscrite comme organisme à but non lucratif au Registraire des entreprises du Gouvernement du Québec, ci-après l’organisme, accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels et au respect de la vie privée. La présente politique de confidentialité vise à informer les personnes concernées des pratiques du Pôle en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de protection des renseignements personnels, conformément aux lois applicables au Canada et au Québec, notamment la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25).
En utilisant notre site Internet [www.lepole.ca] ou en interagissant avec nous, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente politique.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi 25, l’organisme a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Responsable : Joan Mercy
Fonction : Directrice générale adjointe
Courriel : jmercy@lepole.ca
Téléphone : 438-373-8156
Toute question, demande ou plainte relative à la protection des renseignements personnels peut lui être adressée.
Renseignements personnels collectés
Nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants, selon la nature de nos activités :
- Nom et prénom
- Coordonnées (adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale si nécessaire)
- Informations professionnelles (poste, organisation)
- Toute autre information fournie volontairement via un formulaire de contact, d’inscription ou d’adhésion
Moyens de collecte
Les renseignements personnels sont recueillis par les moyens suivants:
- Formulaires d’inscription (en ligne ou papier)
- Des échanges par courriel ou téléphone
- Participations aux activités ou évènements
- Témoins de connexion (Cookies) et outils d’analyse web
Finalités de l’utilisation des renseignements
Les renseignements personnels sont collectés uniquement pour les finalités suivantes :
- Répondre aux demandes d’information
- Gérer les inscription, adhésions et participations à nos activités
- Communiquer des informations relatives à nos services, activités ou événements
- Améliorer le contenu et la performance de notre site internet
- Respecter nos obligations légales et réglementaires applicables
Les renseignements personnels ne sont pas utilisés à des fins commerciales.
Consentement
Nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels avec le consentement libre, éclairé et manifeste des personnes concernées, sauf lorsque la loi prévoit une exception.
Le consentement peut être retiré en tout temps, sous réserve des obligations légales ou organisationnelles, en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Communication des renseignements personnels
Nous ne vendons, ni ne louons aucun renseignement personnel.
Les renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers uniquement dans les situations suivantes :
- Lorsque requis ou autorisé par la loi
- À des fournisseurs de services (ex. hébergement informatique, outils de communication, services informatiques), uniquement pour l’exercice de leurs fonctions
- Avec le consentement de la personne concernée
Dans tous les cas, nous prenons les mesures raisonnables pour assurer la protection des renseignements communiqués.
Renseignements personnels à l’extérieur du Québec
Dans le cas où des renseignements personnels sont hébergés ou traités à l’extérieur du Québec (ex. services infonuagiques), le Pôle s’assure que des mesures de protection adéquates sont en place, conformément aux exigences de la Loi 25.
Conservation et destruction des renseignements
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés ou pour se conformer aux obligations légales.
Une fois cette période écoulée, les renseignements sont détruits, anonymisés ou archivés de manière sécuritaire.
Mesures de sécurité
Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables afin de protéger les renseignements personnels, notamment :
- Accès restreint aux renseignements aux seules personnes autorisées
- Protection des équipements et des systèmes informatiques
- Sensibilisation des personnes ayant accès aux renseignements
Droit des personnes concernées
Conformément à la loi, toute personne a le droit de :
- Accéder à ses renseignements personnels
- Demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou périmés
- Retirer son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels, lorsque applicable
- Porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec
- Les demandes doivent être transmises par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels.
Incident de confidentialité
En cas d’incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels et présentant un risque sérieux de préjudice, Le Pôle :
- Prendra les mesures nécessaires pour réduire les risques
- Avisera la Commission d’accès à l’information du Québec
- Informera les personnes concernées, conformément à la Loi 25
- Un registre des incidents de confidentialité est tenu par l’organisme.
Témoins de connexion (cookies)
Notre site internet peut utiliser des témoins de connexion afin d’améliorer l’expérience de navigation et produire des statistiques anonymes. Les utilisateurs peuvent configurer leur navigateur pour refuser les témoins de connexion.
Mise à jour de la politique
La présente politique peut être modifiés à tout moment afin de demeurer conforme à la législation en vigueur ou à nos pratiques internes. La version à jour sera publiée sur le site internet et entrera en vigueur dès sa mise en ligne.
Questions ou plaintes
Pour toute question, commentaire ou plainte concernant la présente politique ou la gestion des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :
Nom : Joan Mercy
Courriel : jmercy@lepole.ca
Téléphone : 438-3738156