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Adjoint(e) à la direction générale   

Description du poste :   

Relevant de la direction générale et membre du comité de gestion et du comité aviseur du Conseil d’administration (CA), l’adjoint(e) à la direction générale est responsable de fournir un appui administratif au directeur général, de soutenir et de prendre en charge l’organisation des réunions du CA, de préparer et/ou coordonner des présentations et des rapports de rendre compte aux bailleurs de fonds ou à la direction, de rencontrer des personnes ou des groupes de personnes au nom de la direction générale, de représenter la direction générale auprès de comités, de tables de concertation, de groupes de réflexion, d’assurer la liaison entre les fonctions cadres du Pôle et de réaliser des projets délégués par le directeur général.  

Principales responsabilités : 

• Fournit un appui administratif à la direction générale ;
• Gère les activités du bureau de la direction générale ;
• Suivi budgétaire ;
• Suivi des dossiers émanant du comité de gestion et de la direction générale ;
• Préparation et suivi de la correspondance du DG ;
• Gestion de l’agenda du DG ;
• Planification, organisation et préparation des réunions du Conseil d’administration. À ce titre, la personne assiste aux réunions du CA, prépare les procès-verbaux des réunions et assure le suivi des dossiers ;
• Préparation de tableaux, compilation de données, recherches sur divers sujets ;
• Production de divers rapports ;
• Établissement et coordination des politiques et procédures administratives ;
• Analyse des mémoires, des documents de positionnement et des rapports transmis par des organismes ou par des instances gouvernementales à la direction générale et prépare des projets de réponse ou des documents de positionnement (validés par le DG);
• Réalise, gère ou coordonne des projets délégués par la direction générale ;
• Prise en charge des projets délégués par la direction générale, assume la coordination et le suivi des dossiers et le rendre compte des résultats atteints ;
• Liaison entre le(la) chef(fe) de projets, le responsable des partenariats financiers et conseiller stratégique afin d’assurer la cohérence des projets délégués et d’éviter les doublons ;
• Participation active à l’exercice de planification stratégique ;
• Effectue toute autre tâche connexe. 
   

Imputabilités : 

• L’adjoint.e à la direction générale doit rendre compte au DG de, du :
• La qualité et l’efficacité de la planification, de l’organisation et de la production de la documentation requise pour la tenue des rencontres du CA ;
• La qualité et la pertinence des recherches, de la compilation des données nécessaires à l’élaboration de documents qui seront analysés et présentés au CA, aux comités ;
• L’efficacité et la qualité des présentations offertes à différentes instances et déléguées par le DG ;
• La qualité des rencontres ou groupes de discussion réalisés auprès de personnes, de participants aux programmes ou aux projets du Pôle ou de groupes d’intérêts au nom de la direction générale pour déterminer les problématiques et/ou les opportunités et évaluer et recommander diverses mesures et en assurer les suivis ;
• La qualité et l’efficacité des suivis des dossiers émanant du DG, du comité de gestion et du CA et de ses comités ;
• La qualité et le degré d’efficacité des projets qui lui sont délégués par le DG ;
• L’efficacité et l’efficience du soutien administratif offert au DG (agenda, correspondance, organisation de rencontre, rapport de rendre compte) ;
• La qualité des suivis réalisés pour le compte du DG auprès des membres du comité de gestion ;
• La qualité de la collaboration réalisée auprès du responsable des partenariats financiers et conseiller stratégique et du, de la chef.fe de projets ;
• L’adoption de comportement favorisant un climat de travail sain et productif et contribuant à la stabilité du Pôle. 

Profil recherché :   

• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent.
• Intérêt marqué pour la gestion.
• Excellent sens de l’écoute.
• Excellente organisation et sens des priorités.
• Connaissance du développement local.
• Atout : connaître l’approche du développement économique communautaire. 

Avantages : 

• Salaire d’entrée entre 51 780$ et 58 380$ en fonction de l’expérience et des compétences;   
• Une banque de congés personnels ;    
• Trois semaines de vacances après la première année de service ;   
• Horaire flexible ;   
• Régime d’assurances collectives payé à 50 % par l’employeur ;
• Une équipe passionnée et investie ;
• Une bonne ambiance de travail ;
• Poste temps plein 35 heures par semaine ;   

Entrée en poste : le plus tôt possible.
 

POSTE COMBLÉ
 

Nous communiquerons seulement avec les personnes retenues pour une entrevue.
Nous souscrivons au principe de l’accès à l’égalité en emploi.